Requisitos Para Que Un Gasto Sea Deducible En España

En este artículo, te explicamos los requisitos para que un gasto sea deducible en España. Saber cómo maximizar tus gastos comerciales deducibles reduce la ganancia imponible.

Requisitos para que un gasto sea deducible en España
Requisitos para que un gasto sea deducible en España

El mantenimiento de registros sólidos es vital para las pequeñas empresas que esperan reclamar sus deducciones y créditos fiscales permitidos.

¿Qué es un gasto deducible?

Los gastos deducibles de impuestos son casi todos los gastos “ordinarios, necesarios y razonables” que ayudan a obtener ingresos comerciales.

Los gastos deducibles son aquellos que se pueden restar de los ingresos de una empresa antes de que estén sujetos a impuestos.

Las deducciones comerciales estándar, que incluyen gastos generales y administrativos, viajes y entretenimiento relacionados con el negocio, gastos de automóvil y beneficios para empleados.

Hay algunos gastos comerciales que la ley prohíbe específicamente que sean deducibles, a pesar de que pueden ser utilizados por la empresa para obtener ingresos.

La buena gestión de una empresa debe incluir una gestión eficiente de las obligaciones fiscales de la misma, maximizando las deducciones y minimizando las obligaciones dentro de los límites de la ley.

Aprovechar las deducciones fiscales permitidas puede beneficiar a los propietarios de pequeñas empresas de muchas maneras.

Requisitos para que un gasto sea deducible en España

Los requisitos para un gasto deducible son los que se presentan a continuación:

  • Poseer una factura para justificar el gasto.
  • Debe ser un gasto que no esté relacionado con cosas personales, sino propiamente de la empresa.
  • El gasto debe aparecer en la contabilidad.

Facturación para justificar gastos deducibles en España

Los trabajadores autónomos y las empresas pueden deducir ciertas cantidades de sus impuestos al Tesoro, en relación con el pago del IVA o el Impuesto sobre la Renta y el Impuesto sobre Sociedades.

Sin embargo, para que las deducciones puedan ser aceptadas, se deben presentar facturas que estén correctamente realizadas.

Debemos distinguir entre “facturas ordinarias o completas en España” en comparación con una “factura simplificada”. Las últimas son las que se conocen comúnmente como boletos.

De hecho, puede darse el caso de que tenga en ella el nombre de factura, pero igual no es válida para la justificación de la deducción de gastos, ya que no contienen los datos  del cliente.

Si eres cliente, y quieres deducir un gasto, debes exigir una factura que cumpla con las siguientes características:

  • Que tenga numeración.
  • La fecha en la que se realizó el gasto debe aparecer en esta.
  • Deben aparecer los datos fiscales completos tanto del cliente como del proveedor, incluidos el nombre o el nombre de la empresa, la dirección y el NIF o CIF.
  • Debe contener la descripción de cada uno de los productos o servicios, y se debe también incluir el importe neto de los mismos por separado.
  • Debe mostrar cual es el IVA que se le està aplicando a los productos (4%, 21% 0 10%) y la tasa de aranceles. Esto incluiría retenciones de IVA e IRPF.

Factura bajo un régimen especial

En este caso debe expresarse claramente en la factura, por ejemplo:

  • En operaciones exentas de IVA
  • Facturas que aceptan “Facturación por parte del destinatario”
  • En casos de “Inversión del contribuyente”, “Régimen especial de agencia de viajes” o “Régimen especial de bienes usados”.

En muchas ocasiones, las empresas nos pueden dar una factura en español que incluye nuestros datos, pero todavía está en formato de boleto en papel térmico.

Esto tiene un riesgo asociado, ya que generalmente pueden borrarse con el tiempo, y tendremos un problema si la Agencia de Impuestos Internos requiere documentación más adelante. Por esta razón, es mejor hacer una fotocopia de este tipo de facturas y archivarlas juntas.

Si reducimos nuestros impuestos, utilizando gastos que no están justificados por facturas debidamente completadas, podríamos llamarnos para una inspección y el Departamento de Hacienda puede imponer posibles sanciones.

Documentos para justificar un gasto deducible

Hay una serie de gastos específicos que pueden justificarse con otros tipos de documentación, que también se aceptan:

  • Las comisiones bancarias, así como los honorarios de los empleadores independientes y los pagos a la Seguridad Social pueden justificarse mediante un extracto bancario.
  • Los pagos del seguro se pueden deducir usando un recibo bancario, detallando en el mismo el número de póliza correspondiente y el nombre del titular del Contrato.

Gastos que son deducibles

La Ley del Impuesto sobre la Renta español establece que los gastos necesarios para el desarrollo de la actividad son deducibles, siempre que estén justificados y registrados en los libros contables obligatorios.

Hay gastos que consideramos deducibles sin dudarlo; tales como las cuotas autónomas pagadas a la Seguridad Social, el material de oficina, los honorarios de asesoramiento o el alquiler de los locales comerciales.

Sin embargo, los requisitos para deducir un gasto en España, dependen mucho de qué tipo de gasto se trate, a continuación te los explicamos por separado:

Mantenimiento

Los gastos de mantenimiento del contribuyente se consideran deducibles a efectos del impuesto sobre la renta siempre que se realicen en un restaurante y establecimiento de restauración y se paguen con tarjeta de crédito. Este último punto es importante, porque si el pago se realiza en efectivo, no sería aceptado.

Normalmente, el gasto más común es el menú diario que haces al lado de la oficina, en el que el límite de 26,67 euros funcionaría como máximo para ser considerado un gasto deducible.

Por otro lado, el gasto del transporte público será deducible siempre que se realice en un turno diferente de trabajo a domicilio, y eso se justifica con una factura.

Suministros de vivienda

Esto es cuando tienes una parte de su casa afectada por la actividad. Puedes deducir el costo de suministro (agua, gas, electricidad, teléfono) en el porcentaje de aplicación del 30% a la relación entre m2 afectados a la actividad y m2 totales de la casa.

Los gastos derivados de la propiedad de la propiedad son deducibles en la proporción del m2 afectado y el porcentaje de propiedad.

Contribución a los fondos mutuos de salud de la seguridad social

Se pueden tener en cuenta como un gasto deducible a efectos del impuesto sobre la renta, siempre que sea una alternativa a la Seguridad Social.

Por ejemplo, el régimen especial de abogados o arquitectos será deducible en la parte que cubre las contingencias cubiertas por la Seguridad Social, pero no en la parte destinada a la jubilación.

Seguro de salud

Las tarifas pagadas en concepto de seguro de salud para los contribuyentes y sus parejas e hijos menores de 25 años que viven con ellos son deducibles, con los siguientes límites:

  • 500 € por cada una de las personas mencionadas anteriormente.
  • 500 € en caso de discapacidad.

Depreciación

Los activos fijos se amortizarán de acuerdo con la tabla de depreciación lineal aprobada por el Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas.

Sobre los montos de amortización resultantes de estas tablas, se pueden aplicar las normas del régimen especial de entidades de pequeño tamaño previsto en la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Es decir que si cumples con todos los requisitos, puedes aplicar el doble del % de amortización que establece esta tabla.

Gastos deducibles sobre el Impuesto al Valor Agregado

Como regla general, las cuotas de IVA pagadas en el ejercicio de la actividad económica son deducibles para entregas de bienes, servicios, importaciones, exclusivamente afectadas en la actividad comercial, y justificadas por factura.

Gastos que no son deducibles

A continuación se detallan algunos de los gastos que no son deducibles fiscalmente, de acuerdo con la Ley del Impuesto al Valor Agregado:

  • Alimentos y bebidas.
  • Servicios de entretenimiento.
  • Servicios diseñados para servir a clientes, empleados o terceros.
  • Servicios de viajes, hoteles y restaurantes. Excepto cuando son deducibles en IRPF.
  • Ropa (excepto en el caso de uniformes).

Ya has conocido de forma general los requisitos para que un gasto sea deducible en España. Recuerda que es muy importante tener las facturas al día, así como también, conservar copias de las mismas. Esto te ayudará no solo en la deducción de gastos, sino también en todos los trámites administrativos y legales de la empresa.

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